Cara menulis surat dalam sampel Rusia. Surat yang meminta pembayaran untuk organisasi lain. Bagaimana memberikan kesan yang baik

Banyak orang yang khawatir tentang cara menulis surat permohonan. Faktanya, polanya hampir sama di semua kasus. Banyak orang mengirimkan dokumen ini ke organisasi, firma, pihak berwenang, dan tempat lain untuk menyelesaikan masalah tertentu. Itu harus disusun baik oleh warga negara biasa maupun oleh berbagai pengusaha swasta. Baiklah, mari kita bereskan semuanya.

Hal pertama yang perlu Anda ketahui

Jadi, sebelum itu, Anda perlu memahami prinsip apa yang dibuat oleh dokumen ini. Nah, saat menulis makalah seperti itu, Anda harus benar-benar mengikuti semua aturan. Hal pertama yang perlu Anda pelajari adalah penggunaan gaya presentasi formal. Penting untuk memikirkan isinya terlebih dahulu, menyusunnya secara meyakinkan, jelas, logis dan dapat dimengerti. merupakan teks yang intisarinya disajikan secara singkat dan maksimal. Panjang dokumen maksimal satu halaman. Tugas utama seseorang adalah menarik perhatian penerimanya dan menarik minatnya pada masalahnya. Penerima harus segera mengambil keputusan setelah membaca pesan tersebut. Surat banding harus sangat penting. Sampel adalah teks yang posisi penulisnya dinyatakan dengan jelas dan didukung oleh lebih dari satu fakta dan bukti. Penting untuk menyampaikan pertanyaan dan permintaan Anda secara konsisten. Tidak ada gunanya mencampurkan semuanya. Dan tentunya pada bagian akhir harus ditegaskan betapa pentingnya pesan ini.

Struktur

Aspek ini juga sangat penting. Komposisi penting ketika menulis surat banding. Sampelnya standar. Di sudut kiri atas, cantumkan tanggal akses. Di sebelah kanan - tunjukkan di mana dan kepada siapa surat itu harus ditujukan. Ini mungkin nama perusahaan, institusi, agen pemerintah, nama lengkap seseorang, dll. Tepat di bawah, tulis detail Anda: nama lengkap, alamat, nomor telepon, email - semakin banyak informasi, semakin baik. Dianjurkan untuk mengetik teks di komputer, dan jika Anda memutuskan untuk menulis dengan tangan, pastikan untuk menggunakan tulisan tangan yang dapat dibaca.

Surat banding: contoh isi

Di tengah lembar Anda perlu menulis teks secara langsung. Banding mana yang harus saya pilih? Pasti resmi, pilih salah satu dari berikut ini: terhormat, kawan, dll. Kata tersebut harus disertai dengan nama keluarga dengan nama tertentu dan patronimik. Jika seseorang menduduki suatu jabatan atau mempunyai gelar, maka hal itu juga harus dicantumkan. Untuk menekankan pentingnya permintaan tersebut, ada baiknya meletakkan di akhir dan kemudian menulis surat banding itu sendiri. Polanya memang ada, tetapi berbeda untuk setiap kasus. Ya, secara umum ada pilihan universal. Pertama-tama, alasan-alasan yang memotivasi banding tersebut ditunjukkan, kemudian esensi masalahnya, dan kemudian tujuan surat itu ditunjukkan. Harus ada detail sebanyak mungkin. Mereka akan membantu meyakinkan penerima bahwa permintaan tersebut akan dipenuhi. Selain itu, penting untuk menunjukkan dasar pengajuan banding. Ini bisa berupa norma, undang-undang, seperangkat aturan, peraturan atau tindakan legislatif.

Perumusan

Banyak orang yang kesulitan merumuskan keinginan atau permintaannya. Ada beberapa aturan di sini. Pertama, tuntutan harus dihindari. Lebih baik menggunakan lebih banyak persuasi. Penerima harus memahami bahwa memenuhi permintaan tersebut bermanfaat baginya. Anda dapat memberi isyarat kepadanya tentang ketertarikannya pada masalah ini. Permohonan tersebut harus diakhiri dengan nada optimis, mendorong tindakan, namun seakurat mungkin. Lebih baik tunjukkan bahwa jawabannya sangat berarti dan Anda tidak sabar untuk mendapatkannya sesegera mungkin. Dan tentu saja semuanya harus ditandatangani. Setelah ini, Anda dapat mengirim. Yang tersisa hanyalah menunggu jawaban.

Anda mencoba, menulis, memilih kata-kata yang diperlukan - dan semuanya sia-sia! Mitra potensial atau investor tidak membuka surat bisnis Anda atau membacanya sekilas tanpa berkenan untuk menanggapinya. Situasi umum? Dalam artikel baru kami, kami akan memberi tahu Anda cara melakukan korespondensi bisnis dengan benar dan apa yang harus ditulis dalam surat agar dapat dibaca sampai akhir.

Untuk siapa artikel ini?

Mari kita perhatikan segera: kita akan membicarakannya email. Jika ada orang lain yang menggunakan surat siput, kami jamin aturannya sama. Pada prinsipnya, semua aturan ini berlaku untuk pengiriman surat biasa, yang telah kami tulis. Sekarang yang sedang kita bicarakan khusus tentang korespondensi bisnis. Jika kamu:

• seorang pengusaha yang berkomunikasi dengan orang-orang penting bagi bisnisnya;
• seorang karyawan yang menulis surat kepada atasan atau manajemen masa depan;
• seseorang yang tertarik pada dasar-dasar etiket internet dan psikologi manusia - maka jangan ragu untuk membacanya, itu akan menarik.

Fitur korespondensi bisnis

• presentasi yang lancar dan tenang - jangan bingung dengan bahasa birokrasi yang kering;
• komunikasi benar-benar tepat sasaran - untuk menyampaikan informasi tertentu kepada penerima;
• volume kecil - lembar A4 lebih dari cukup;
• menghormati subordinasi, tidak ada keakraban. DI DALAM kasus-kasus khusus ketika berkembang hubungan informal dan non-kerja dengan penerima surat bisnis, tentu saja aturan ini dapat diabaikan. Tapi ini bukan lagi surat bisnis, tapi surat persahabatan, setujukah Anda?
• Surat yang ditulis dengan kop surat perusahaan memberikan kredibilitas tersendiri. Itu harus berisi logo dan nama, detail dan informasi kontak, dan alamat situs web.

Jenis surat bisnis

1. Informasi. Surat-surat seperti itu tidak memerlukan tanggapan - Anda menulisnya untuk memberi tahu penerima tentang beberapa informasi. Misalnya, Anda memiliki toko online dan mengumumkan bahwa besok adalah hari terakhir diskon. Atau harga berubah. Ada banyak jenis surat informasi: bisa menyatakan niat, mengingatkan acara penting, konfirmasi pengiriman dan penerimaan barang dan sebagainya.

2. Surat permintaan. Seberapa sering pengusaha, terutama pemula, harus menulisnya! Ini adalah permohonan kepada investor dengan permintaan untuk mensponsori proyek keren Anda, tawaran kerja sama yang tak terhitung jumlahnya, berbagai jenis permintaan untuk mencari tahu, misalnya, informasi tertentu.

3. Surat pos - sesuatu yang terkadang perlu ditulis setelah bertemu dengan penerima. Dalam surat ini, ingat kembali topik utama pertemuan Anda, ungkapkan sikap Anda terhadapnya, tekankan bahwa Anda ingin melanjutkan kerjasama dan tawarkan pilihan Anda untuk waktu dan tempat pertemuan berikutnya.

4. Garansi. Jika Anda sudah menyepakati kerja sama, surat jenis ini mungkin akan segera dibutuhkan. Di dalamnya Anda menjamin bahwa Anda akan memenuhi kewajiban Anda: Anda akan melakukan pekerjaan tepat waktu, membayar layanan, mengirimkan barang tepat waktu, dan sebagainya.

5. Surat kerja sama dengan yang dikirim dan diterima oleh perusahaan mana pun setiap hari. Ini adalah korespondensi dengan mitra dan klien: penyelesaian kontrak, diskusi dan negosiasi, pengenalan daftar harga dan katalog produk, pengingat pertemuan - proses kerja rutin.

6. Surat pengaduan - ya, memang begitu. Biasanya ditulis ketika salah satu pihak tidak puas dengan tindakan pihak lain. Dan bukan hanya tindakan, tapi tanggung jawab yang tertuang dalam kontrak. Misalnya, Vasya mengadakan perjanjian dengan pemasok barang, dan mereka, seperti lobak, terus-menerus menunda tenggat waktu. Atau dia membeli mobil, tapi mogok.

7. Surat non-kerja adalah pesan yang tidak berhubungan langsung dengan aktivitas Anda. Ini adalah ucapan selamat, terima kasih atas kerja kerasnya, dan bahkan belasungkawa - segala sesuatu terjadi dalam hidup.

1. Judul. Menulis header email adalah seluruh ilmu pengetahuan. Baca lebih lanjut tentang teknik rahasia kita bicarakan di artikel. Singkatnya - judul surat Bisnis harus bermanfaat semaksimal mungkin bagi penerimanya.

Provokasi dan humor sepertinya tidak cocok di sini: kami sedang menulis orang yang serius, Ingat? Jika Anda mengenal orang tersebut lebih baik, Anda dapat mencobanya, tetapi untuk saat ini lebih baik tidak mengambil risiko.

1. Perkenalan. Seperti surat biasa, surat bisnis diawali dengan pendahuluan atau pembukaan. Di dalamnya Anda menyapa dan menceritakan intinya, dagingnya. Menghemat waktu penerima: segera beri tahu mereka apa yang Anda butuhkan dari mereka. “Saya, Vasya Pupkin, telah menemukan startup keren di bidang pemasaran Internet (konstruksi, kecantikan, industri, otomotif - tergantung bidang aktivitas Anda) dan saya meminta Anda untuk membiasakan diri dengannya dan mendukungnya secara finansial. Kesalahan utama pada tahap ini adalah membiarkan pikiran mengembara, bergumam, dan tidak menyentuh inti permasalahan.
2. Bagian utamanya. Semuanya sederhana di sini: Anda menceritakan secara rinci apa ide Anda, menyajikan fakta dan argumen yang mungkin menarik minat lawan bicara. Jika kita kembali ke Vasya dan startupnya, beliau akan menjelaskan apa esensinya, manfaat dan manfaatnya bagi umat manusia pada umumnya dan bagi penerima surat pada khususnya. Dia akan memberikan angka dan fakta, opini target audiens, pendapat ahli. Kami percaya pada Vasya, dia bisa melakukannya!
3. Yang paling penting. Jika Anda bertanya, tanyakan lagi. Jika Anda bertanya, ajukan pertanyaan dengan jelas dan spesifik. Jika Anda mengharapkan kerjasama, rumuskan kembali proposal Anda dengan jelas. Dan semua ini dalam beberapa baris.
4. Kesimpulan. Terima kasih atas perhatian Anda dan sampaikan harapan Anda agar penerima akan menjawab Anda atau melakukan hal lain tindakan yang diperlukan. Gunakan ajakan bertindak seperti di menjual teks atau .
5. Harap berikan rincian Anda: nama lengkap, kontak, nama organisasi dan rinciannya.
6. File-file terlampir. Hal ini sering dilupakan, namun sia-sia. Banyak orang merasa lebih mudah untuk mengevaluasi informasi visual dari sekedar huruf dan garis. Lampirkan foto pada surat untuk gambaran terlengkap tentang pokok surat, lampirkan Dokumen yang dibutuhkan untuk meyakinkan penerima tentang solvabilitas dan keseriusan niat Anda.

Kesalahan paling umum dalam surat bisnis

1. Jangan menyapa. Ya, ribuan sopan dan orang terpelajar Entah kenapa, mereka lupa menyapa, mengawali surat dengan kata “Sayang…” Tentu saja menyenangkan untuk dihormati, tapi tidak ada yang pernah membatalkan sapaan manusia yang sederhana.
2. Seperti yang telah dikatakan, menyebarkan sebuah pemikiran, yaitu sebuah pemikiran, di sepanjang pohon. Jika Anda berpindah dari satu hal ke hal lain, belajarlah merumuskan pemikiran Anda, dan jika Anda tidak punya waktu, pekerjakan copywriter dan jurnalis - mereka pasti akan membantu.
3. Bicaralah dengan lidah yang kering dan tak bernyawa. Serahkan semua "perhitungan" ini, "jika mungkin" kepada pejabat - Anda tidak boleh mengekspresikan diri seperti itu kehidupan nyata, jadi mengapa harus penerima Anda? Kasihanilah orangnya, tulislah sesederhana mungkin!
4. Pada saat yang sama, jangan tergelincir ke dalam keakraban. Ada dua gaya dalam korespondensi bisnis: pribadi dan formal. Secara pribadi, Anda berkomunikasi sebagai orang pertama - yaitu, "Saya, Vasya Pupkin, menawarkan Anda ..." Dalam kata ganti orang formal, biasanya, diganti dengan kata ganti netral-netral “Perusahaan Tanduk dan Kuku menawarkan Anda. ..” Gaya mana yang lebih dekat dengan Anda dan sejauh mana korelasinya dengan bidang aktivitas penerima Anda - terserah Anda. Jika pasangan Anda masih muda manusia modern, jangan ragu untuk menulis sebagai orang pertama. Jika Anda perlu berkomunikasi dengan instansi pemerintah atau organisasi kota, lebih baik tidak mencobai nasib dan berkomunikasi secara netral. Mereka akan menjawab Anda - mereka harus menjawabnya! - tapi Anda bisa membuat kesan negatif. Jadilah relevan.
5. Tidak berdasar. Anda dapat mengatakan seratus kali lipat betapa menguntungkannya tawaran yang Anda miliki dan ide keren, tapi apa gunanya tanpa bukti? Para pebisnis terbiasa beroperasi dengan fakta, mereka tidak percaya kata - kata yang indah dan gambar. Angka, fakta, spesifik - ini adalah senjata utama Anda.
6. Jangan mengoceh, tapi menempa. Bayangkan Anda sendiri menerima surat bisnis dari Vasya Pupkin. Anda membukanya, mulai membaca, dan di sana... hanya pujian untuk Vasya dan produknya. Saya senang untuk Vasya, Anda mungkin berpikir, tapi apa pentingnya hal itu bagi saya? Tetapi jika Vasya memberi tahu Anda bagaimana dia dapat membantu Anda, manfaat apa yang akan dia dapatkan, dan seberapa cepat investasinya akan terbayar, maka segalanya akan menjadi menarik.
7. Kesalahan, kesalahan ketik, desain yang ceroboh (font berbeda, kekurangan spasi) - tidak ada komentar.
8. Penggunaan bahasa gaul yang berlebihan. Meskipun Anda dan penerima bekerja di bidang yang sama dengan bahasa gaul profesional khusus, gunakan ekspresi tertentu dengan hati-hati. Lebih baik memasukkannya ke dalam teks seminimal mungkin, menguraikan singkatan, menjelaskan arti beberapa kata. Bagaimana jika lawan bicara Anda berusia 60 tahun?
9. Ketidakrelevanan. Kami masih berharap untuk Vasya. Vasya pintar, dia tidak akan mengirimkan penawaran tentang startupnya di bisnis otomotif kepada pemilik salon kecantikan. Berapa kali Pet dan Kohl melakukan kesalahan seperti itu? Cara membuat database alamat untuk mengirim penawaran komersial ditulis dengan baik di artikel.

Bagaimana tidak dan bagaimana caranya. Contoh nyata

Dan ini dia - yang paling banyak pertanyaan utama, yang sekarang akan dijawab oleh pikiran kolektif. Editor Pavel Molyanov baru-baru ini mengadakan kompetisi antar pelanggan grupnya di VKontakte.

Selama beberapa dekade terakhir, korespondensi bisnis melalui email telah mendapatkan popularitas luar biasa dan menjadi salah satu metode utama komunikasi bisnis. Saat ini sulit untuk menemukan seseorang yang tidak mau menggunakan email dalam praktik komunikasi interpersonal. Meskipun demikian, banyak orang saat ini mengajukan pertanyaan: agar semua aturan dipatuhi? Bagaimana Anda bisa menggunakan surat yang kompeten untuk membentuk kesan yang baik tentang pengirimnya di antara penerimanya?

Artikel ini menjelaskan tentang peraturan korespondensi bisnis melalui email, dan saran praktis disajikan dalam artikel akan membantu Anda mempelajari yang benar komunikasi bisnis saat menulis email.

Banyak orang memulai hari kerja mereka dengan memeriksa kotak surat mereka untuk mencari pesan baru. Namun sayangnya, meskipun metode pertukaran informasi ini lazim, banyak yang tidak mengetahui cara menggunakan bahasa korespondensi bisnis dengan benar, salah mengira email sebagai cara komunikasi informal.

Berkat kecepatan pengirimannya, pertukaran dokumen resmi penting, formulir, lamaran disederhanakan, namun di sini pun orang melakukan kesalahan saat mengirim surat. Sering terjadi ketika menulis email saat bertukar file apa pun, penerima karena alasan tertentu tidak menulis esai pendamping dan tidak memasukkan topik, yang dapat mempersulit pekerjaan penerima. Tujuan artikel ini adalah untuk menjawab pertanyaan: bagaimana cara mengirim surat melalui email dan mematuhi semua aturan komunikasi tertulis bisnis melalui email?

Saat menulis email, semua kolom yang disediakan harus diisi

Aturan korespondensi bisnis melalui email mewajibkan pengirim surat untuk mengisi semua kolom yang tersedia dalam email, seperti alamat dan nama penerima dan pengirim surat. Harus diuraikan suatu pokok bahasan yang menggambarkan secara singkat inti surat yang dikirimkan. Seringkali, nasib surat yang dikirim dan kecepatan penyelesaian masalah yang dinyatakan di dalamnya bergantung pada topik yang dijelaskan dengan benar. Email bisnis harus dimulai dengan salam - menunjukkan rasa hormat yang sederhana kepada penerimanya sangat penting saat berkorespondensi. Setelah salam, harus ada teks yang disebut "isi surat", dan di akhir harus ada tanda tangan, misalnya, "Dengan hormat, Petr Ivanovich Brisov."

Salam dalam korespondensi bisnis

Poin ini patut untuk difokuskan lebih lanjut, karena sikap hormat sangat penting dalam segala aspek komunikasi bisnis. Ungkapan sapaan yang optimal adalah “Selamat siang” atau “Halo.” Melakukan korespondensi bisnis melalui email membatasi pengirim untuk menggunakan frasa “ Selamat malam" atau " Selamat pagi”, karena penerimanya mungkin akan membaca surat itu lama setelah menerimanya. Juga tidak benar menggunakan ungkapan sehari-hari yang digunakan dalam salam.

Setelah kata atau frasa sapaan, Anda harus menyapa penerima dengan nama dan patronimiknya, dan jika nama tersebut tidak diketahui pengirimnya, momen ini dapat dilewati. Kemudian Anda dapat melanjutkan dengan menyatakan tujuan surat tersebut.

File terlampir dalam email bisnis

Jika tujuan utama surat tidak hanya sekedar narasi tertulis dan pemaparan inti permasalahan, tetapi juga pengiriman berkas, maka sebaiknya objek yang dikirimkan harus dilampirkan terlebih dahulu. Seringkali banyak pengirim yang karena kurang hati-hati menyatakan inti permasalahan di badan surat, lupa melampirkan lampiran yang diperlukan. Kelalaian tersebut dapat berdampak negatif terhadap reputasi bisnis pengirim surat bisnis.

Alamat email harus mudah dikenali dan ringkas

Aturan korespondensi bisnis melalui email mengharuskan pengirim memiliki nama elektronik yang dapat dikenali, yang harus berisi informasi yang benar tentang nama pengirim. Mereka terlihat sangat tidak ringkas dan bodoh surat resmi dan meminta bila alamat email berisi ekspresi atau kata-kata informal, misalnya alamat email “limon_petya”. Hal ini terlihat sangat tidak bermartabat bagi orang dewasa. Untuk melakukan korespondensi bisnis, lebih baik membuat email terpisah dan memperhatikan etika email bisnis.

Menggunakan fungsi Balas cepat (Respon) untuk menanggapi email yang diterima sebelumnya

Fungsi Reply atau Response (dalam versi singkatnya sepertinya Re:) membantu pengguna dengan cara yang cepat Membalas pesan yang dikirim sebelumnya dari pengirim. Fungsi ini juga memiliki kemampuan universal untuk membaca korespondensi sebelumnya dengan lawan bicara mengenai topik tertentu. Namun aturan korespondensi bisnis melalui email mewajibkan pengirim untuk mengganti nama subjek surat bisnis jika inti pembicaraan berubah selama korespondensi.

Sebelum mengirim surat bisnis, Anda harus mengoreksi kesalahan ejaan dan tanda baca.

E-mail menyederhanakan pertukaran informasi, tetapi selama korespondensi bisnis Anda tidak boleh mengabaikan aturan bahasa Rusia, karena kesalahan yang dilakukan secara sembarangan dapat mempengaruhi otoritas pengirim. Sebelum mengirim surat, Anda harus meninjau teks beberapa kali dan memeriksanya dengan cermat untuk mengetahui kesalahan ejaan dan tanda baca. Banyak klien email yang memiliki fitur pemeriksa ejaan, jadi Anda harus memperhatikan kata-kata yang digarisbawahi dengan warna merah. Jika Anda ragu tentang ejaan yang benar, Anda harus mencari bantuan di Internet atau memeriksa ejaan menggunakan kamus ejaan.

Bidang penerima harus diisi terakhir.

Untuk menghindari pengiriman surat yang belum selesai atau belum diedit, sebaiknya alamat penerima surat bisnis dicantumkan paling banyak saat terakhir sebelum mengirim. Aturan ini juga termasuk dalam dasar-dasar korespondensi email bisnis. Kebetulan saat mengisi kolom penerima, email mungkin menawarkan daftar penerima yang digunakan sebelumnya, di sini Anda juga harus memusatkan perhatian agar tidak salah mengirim surat bisnis yang dibuat ke penerima pihak ketiga;

Menyusun surat bisnis

Aturan penataan teks tidak hanya berlaku untuk media kertas, tetapi juga aturan korespondensi bisnis melalui email. Tidak selalu nyaman bagi penerima untuk membaca teks surat dalam jumlah besar di layar monitor. Untuk menyederhanakan poin ini, Anda harus memecah teks menjadi paragraf-paragraf kecil yang terbentuk secara logis dan menghindari kalimat-kalimat rumit saat menulis teks surat bisnis. Panjang optimal Satu kalimat dalam surat bisnis tidak boleh lebih dari lima belas kata.

Intisari surat bisnis harus dinyatakan secara intisari

Selain topik surat bisnis tertentu, penerima juga harus tertarik pada kalimat pertama dan kedua yang dirumuskan dengan jelas dari teks utama. Tugas pengirim adalah menyatakan di awal surat inti permasalahan atau persoalan yang ia sampaikan kepada penerima. Kalimat pertama harus menunjukkan tujuan pengiriman surat bisnis. Contoh: “Kami informasikan bahwa syarat-syarat kewajiban berdasarkan kontrak No. 45 tanggal 01/02/2017 “Tentang penyediaan bahan curah” akan segera berakhir. Untuk memperbarui kontrak, Anda harus menyerahkan paket dokumen kedua.” Berkat tujuan yang ditentukan, penerima memiliki kesempatan untuk mempelajarinya ide utama surat Bisnis. Jika teks surat terlalu besar, maka sebaiknya gunakan fungsi melampirkan suatu benda sebagai lampiran berupa dokumen teks, namun pada saat yang sama, pada kolom teks sebaiknya tinggalkan karangan yang menyertainya. yang menyoroti surat bisnis. Contoh: “Kami mengirimi Anda salinan elektronik surat dari perusahaan Mak-Stroy LLC untuk Anda tinjau.” Kami mohon agar Anda memberitahukan kepada kami keputusan Anda mengenai perpanjangan kontrak No. 45 tanggal 02.01.2017 “Tentang Penyediaan Bahan Curah” sampai dengan batas waktu yang ditentukan dalam surat tersebut.”

Setiap email bisnis harus memiliki tanggapan.

Ada contoh negatif korespondensi bisnis ketika penerima mengabaikan surat bisnis karena alasan tertentu. Terkadang memang ada kasus dimana jawaban tidak dapat diberikan karena situasi tertentu, misalnya penyelesaian masalah memakan waktu beberapa hari atau penerima sedang berpikir dan tidak dapat langsung menjawab pertanyaan yang diajukan. Dalam hal ini, komentar singkat tentang hal ini harus diberikan, misalnya, “Halo, Pyotr Ivanovich. Saya menerima surat Anda, tetapi hari ini saya merasa sulit untuk membalasnya, karena saya harus berkonsultasi dengan manajemen senior. Saya akan melaporkan masalah Anda kepada CEO perusahaan kami dan akan memberikan jawaban resmi pada akhir minggu. Hormat kami, Manajer Departemen Penjualan Belov Ivan Gennadievich.”

Patut diingat bahwa jika tanggapan tidak diberikan dalam waktu tiga hari kerja, maka sikap diam penerima surat bisnis dapat dinilai mengabaikan dan menolak berkomunikasi dengan pengirim.

Saat menulis surat tanggapan, Anda harus menjawab semua pertanyaan yang diajukan.

Apabila surat yang dikirimkan kepada penerimanya bersifat interogatif, maka pada saat menulis surat hendaknya memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan sesuai urutan yang ada dalam teks surat bisnis yang diterima. Jika pertanyaan telah diajukan, pengirim berharap menerima jawaban spesifik. Saat menulis surat, Anda tidak boleh memberi nomor pada jawaban Anda; Anda hanya perlu menyatakan pemikiran Anda secara berurutan. Untuk menjawab semua pertanyaan yang diajukan, pertama-tama Anda perlu membaca kembali surat bisnis yang diterima beberapa kali, dan jika terlalu banyak pertanyaan, lebih baik menuliskannya secara terpisah agar tidak terlewatkan. Jika tidak mungkin menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan, ada baiknya menunjukkan hal itu saat ini untuk beberapa alasan jawabannya tidak dapat diberikan.

Jangan terlalu sering menggunakan singkatan, desain emosional, dan huruf kapital

Ada contoh negatif korespondensi bisnis ketika pengirim mencairkannya dengan menggunakan tanda-tanda informal dalam bentuk emoticon. Penggunaannya populer saat berkomunikasi di jejaring sosial Namun, aturan korespondensi bisnis tidak menerima manifestasi emosi seperti itu, karena penerimanya mungkin tidak mengetahuinya arti sebenarnya dan menganggapnya sebagai serangkaian kesalahan tanda baca yang tidak dapat dipahami.

Anda juga harus berhenti menulis teks. dalam huruf kapital. Di Internet, sekumpulan kata yang ditulis dengan huruf kapital disebut “frasa mencolok” dan seringkali frasa tersebut membawa konotasi negatif. Penerima, ketika membaca surat bisnis elektronik, mungkin menilai font tersebut secara negatif, yang akan berdampak buruk pada persepsi makna. Jika dalam surat bisnis Anda perlu menekankan pentingnya suatu poin, lebih baik menggunakan kalimat pengantar, misalnya, “Harap dicatat bahwa Anda perlu menyediakan paket dokumen untuk memperbarui kontrak paling lambat 02/10/2017 ” atau “Harap diperhatikan bahwa dokumen perpanjangan kontrak harus sudah diserahkan paling lambat 02/10/2017.”

Jangan mengirimkan informasi sensitif melalui email

Saat mengirimkan informasi pribadi atau rahasia, lebih baik menolak kotak surat elektronik, karena ada ancaman penyadapan informasi oleh penyerang untuk digunakan untuk tujuan egois mereka sendiri. Informasi tersebut dapat mencakup: nomor telepon, kata sandi untuk kartu bank, rekening bank pribadi, dll. Penting untuk diingat bahwa informasi tersebut disimpan di server agen surat dan dapat dicuri jika diretas.

Tanda tangan pengirim harus ada di akhir surat.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, setiap surat yang dikirimkan harus memuat tanda tangan tertentu. Seringkali, pengembang kotak surat memperkenalkan fungsi blok tanda tangan, di mana Anda dapat memasukkan jabatan, nama, dan nomor telepon kontak Anda. Nantinya, blok ini akan otomatis muncul di akhir setiap huruf, sehingga memudahkan pengetikan. Penting untuk menulis tanda tangan dengan benar agar penerima dapat menyapa pengirim dengan benar saat membalas surat. Contoh tanda tangan mungkin terlihat seperti ini: “Dengan hormat, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000.”

Menarik kesimpulan, dapat dicatat bahwa untuk memahami cara melakukan korespondensi bisnis melalui email, Anda tidak perlu menguasai dasar-dasar tambahan dan rumit. Anda hanya harus mematuhinya aturan dasar etiket dan mematuhi norma-norma bahasa Rusia.

Menurut GOST R 7.0.82013 “Sistem standar informasi, perpustakaan dan penerbitan. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan definisi “penerima” adalah rincian dokumen yang memuat informasi tentang penerima dokumen (klausul 67).

Persyaratan "Penerima" digunakan dalam surat bisnis dan informasi internal serta dokumen referensi (laporan dan memo, pernyataan, dll.).

Detail “Penerima” meliputi:

• nama penerima (penerima surat);
• alamat pos atau nomor telepon, nomor faks, alamat email.

Penerima surat dapat berupa:

• pejabat/beberapa pejabat;
• organisasi;
• unit struktural organisasi;
• sekelompok organisasi;
• individu.

PENERIMA ALAMAT - RESMI

Menurut GOST R 6.30-2003, inisial ditulis sebelum nama keluarga pejabat mana pun. Jika surat itu dikirim kepada pimpinan suatu instansi pemerintah, maka dalam jabatannya dicantumkan nama organisasi, nama lengkap. ditunjukkan dalam kasus datif, inisial ditulis sebelum nama belakang:

Jika surat itu ditujukan kepala organisasi komersial, kemudian jabatan mencantumkan nama organisasi yang menunjukkan bentuk organisasi dan hukum (lengkap atau disingkat), inisial ditulis sebelum nama belakang:

Jika surat itu ditujukan Wakil Kepala, nama organisasi dicantumkan dalam jabatan. Nama keluarga ditunjukkan dalam kasus datif:

Jika penerima dokumen tersebut adalah kepala unit struktural, maka terlebih dahulu nama organisasi dicantumkan dalam kasus nominatif, kemudian dalam kasus datif nama jabatan orang yang menunjukkan unit struktural, misalnya:

Menurut klausul 5.15 dari Gost baru:

• ketika menyampaikan surat kepada pejabat, inisialnya dibubuhkan setelah nama belakangnya;
• sebelum nama keluarga diperbolehkan menggunakan singkatan “Tuan” (Tuan) jika yang dituju adalah laki-laki, atau “Ibu” jika yang dituju adalah perempuan:

PENERIMA ALAMAT - ORGANISASI

Jika surat itu ditujukan kepada suatu organisasi, maka namanya (lengkap atau disingkat) dicantumkan dalam kasus nominatif:

Saat menyampaikan surat kepada suatu organisasi, sebutkan nama lengkap atau singkatannya, misalnya:

Mengatasi suatu organisasi digunakan dalam kasus di mana pengirim tidak mengetahui siapa pimpinan organisasi, nama belakangnya, inisialnya.

PENERIMA ALAMAT - DIVISI STRUKTURAL

Dokumen tersebut dapat ditujukan kepada unit struktural organisasi. Biasanya, cara penanganan ini dimungkinkan jika pertimbangan masalah yang menjadi tujuan surat itu berada dalam kompetensi unit struktural.

Saat mengalamatkan dokumen ke unit struktural suatu organisasi, nama organisasi ditunjukkan dalam kasus nominatif dalam persyaratan "Penerima", di bawah - nama unit struktural dalam kasus nominatif, misalnya:

Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.

PENERIMA ALAMAT - INDIVIDU

Pendaftaran rincian "Penerima" saat melakukan korespondensi dengan individu mempunyai ciri khas tersendiri. Pertama, sebutkan nama keluarga dalam huruf datif, lalu inisial, lalu alamat pos:

Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.

PENERIMA ALAMAT - BEBERAPA ORGANISASI
ATAU DIVISI STRUKTURAL

Surat bisnis dapat memiliki beberapa penerima. GOST R 6.30-2003 menetapkan metode pemformatan umum penerima saat mengirim surat ke beberapa organisasi homogen atau ke beberapa divisi struktural dari satu organisasi. Ada dua kemungkinan opsi untuk mendesain alat peraga.

Opsi 1: tunjukkan beberapa penerima dalam atribut “Penerima” itu sendiri. Pilihan desain ini digunakan ketika surat ditujukan kepada suatu organisasi atau pejabat (ini adalah penerima utama) dan, sebagai informasi, kepada sejumlah organisasi atau pejabat lain.

Pengalamatan diformalkan seperti biasa di pojok kanan atas sebagai daftar rincian “Penerima” untuk setiap badan/organisasi atau unit struktural organisasi.

Dalam hal ini, jumlah penerima tidak boleh lebih dari empat.

Semua penerima dibuat pada dokumen itu sendiri; kata "Salinan" tidak dicantumkan sebelum penerima ke-2, ke-3 dan ke-4.

Dalam hal ini, semua salinan cetak surat tersebut ditandatangani seperti aslinya. Setiap salinan disegel dalam amplop terpisah, di mana alamat pos organisasi atau subdivisi struktural tertentu ditulis.

Opsi 2: tunjukkan penerima secara umum, jika kami mengirimkan dokumen ke sekelompok organisasi (kepala organisasi) dari jenis yang sama atau ke divisi struktural (cabang, kantor perwakilan, dll.) dari satu organisasi:

Jika jumlah penerima lebih dari empat, dibuat daftar tambahan untuk pengiriman surat (mailing list), yang menunjukkan penerima tertentu dan alamatnya. Catatan tentang ini dibuat di atribut “Penerima”:

Tidak ada formulir yang disetujui untuk milis surat. Bentuk lembarnya dapat diperbaiki dalam instruksi manajemen kantor organisasi. Faktanya, lembar surat adalah atribut “Penerima” yang ditransfer ke lembar terpisah, yang berarti isinya harus sesuai dengan atribut ini. Detail “Penerima” berisi tiga blok informasi: nama organisasi, posisi, inisial dan nama keluarga. Di milis surat tersebut, kami mereproduksi blok informasi yang sama, tetapi menempatkannya dalam satu baris, dan bukan berdasarkan sisi kanan daun. Anda juga bisa menyusun datanya dalam bentuk tabel. Urutan penerimanya bisa sembarangan, tetapi lebih baik disusun berdasarkan abjad.

Keterangan nomor dan tanggal surat keluar dimasukkan setelah pendaftarannya (Contoh 1).

Semua surat yang dikirim ke sekelompok penerima mempunyai satu nomor registrasi keluar; nomor masuk untuk semua surat akan berbeda.

Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa.

MENEMPATKAN RINCIAN “PENERIMA ALAMAT” PADA FORMULIR

Detail “Penerima” terletak di bagian kanan atas dokumen (pada formulir dengan detail sudut) atau di kanan bawah detail formulir (pada formulir dengan detail memanjang). Lokasi persyaratan "Penerima" ditunjukkan dalam Lampiran B pada GOST R 6.30-2003:

• pada formulir dengan detail sudut - Contoh 2;
• pada formulir yang rinciannya disusun memanjang - Contoh 3.

Apa yang diubah oleh Gost R 7.0.97-2016? Tidak ada apa-apa. Atribut “Penerima Alamat” tetap di tempat yang sama.

MASALAH TEKNIS

• Haruskah elemen dari alat peraga “Penerima” dipisahkan dengan interval?

Detail “Penerima” biasanya memakan beberapa baris.

Dalam pasal 6.1 Rekomendasi metodologis tentang penerapan GOST R 6.30-2003 (disetujui oleh Rosarkhiv) dikatakan bahwa rincian dokumen yang terdiri dari beberapa baris dicetak dengan spasi satu baris. Komponen rincian “Penerima”, “Cap persetujuan dokumen”, “Tanda adanya permohonan”, “Cap persetujuan dokumen” dipisahkan satu sama lain dengan spasi 1,5-2 baris.

Norma serupa terkandung dalam GOST R 7.0.97-2016 baru di bagian 3, yang menetapkan Ketentuan Umum untuk pembuatan dokumen: “Detail multiline dicetak dengan spasi satu baris, bagian komponen detail dipisahkan dengan spasi tambahan”:

• Bagaimana cara menyelaraskan atribut “Penerima”?

Atribut multi-baris "Penerima" dirancang sejajar di sepanjang batas kiri zona yang ditempati oleh atribut, atau dipusatkan relatif terhadap garis terpanjang, misalnya:

Seorang pengusaha harus melakukan korespondensi aktif dengan keduanya pejabat(misalnya, perwakilan lembaga pemerintah), dan dengan lembaga “semi-resmi” - mitra, kontraktor, spesialis yang dipekerjakan secara lepas, dan sebagainya. Keterampilan komunikasi tertulis berkembang cukup cepat, namun pada awalnya Anda mungkin melakukan banyak kesalahan dan tidak memberikan hasil terbaik. kesan yang menyenangkan kepada penerimanya. Pada artikel ini kita akan membahas tentang ciri-ciri penulisan surat bisnis biasa (di atas kertas) dan pesan elektronik.

Bentuk dan desain surat

Pastikan untuk menggunakan kop surat perusahaan Anda. Hal ini selalu membekas dan meningkatkan loyalitas “lawan bicara”. Jenis formulir, standar pengisiannya, dan elemen desain harus ditentukan dalam urutan organisasi (atau instruksi untuk pekerjaan kantor). Persyaratan dasar untuk formulir surat bisnis dapat ditemukan di "Persyaratan untuk persiapan dokumen" GOST 2003.

Dianjurkan untuk “memeras” informasi dasar tentang perusahaan ke dalam bentuk:

• nama (dan nama disingkat);
• alamat sebenarnya dan alamat pos;
• Alamat email;
• Hubungi nomor telepon;
• Alamat website.

Ini bukan daftar data yang diperlukan, tetapi hanya daftar sampel. Jika diinginkan, Anda dapat menambahkan atau mengecualikan sesuatu.

Persyaratan umum untuk menulis surat adalah sebagai berikut:

• lekukan minimum – 10 mm di kanan dan 20 mm di kiri, atas dan bawah;
• apabila surat itu ditulis dalam dua lembar atau lebih, masing-masing lembar itu harus diberi nomor di tengah atas;
• Setiap aplikasi diberi nomor secara terpisah;
• di pojok kiri atas tertera nomor keluar surat (jangan lupa mencatatnya di log registrasi dokumen);
• di sudut kanan atas nama organisasi, posisi penerima dan nama belakangnya dengan inisial ditunjukkan;
• di kiri sudut bawah– posisi Anda, nama keluarga dengan inisial dan tanda tangan;
• Pastikan untuk mencantumkan tanggal surat itu ditulis di bagian bawah.

Namun, GOST 2003 mengizinkan penggunaan formulir tidak hanya dengan sudut, tetapi juga dengan susunan detail memanjang (bila ditunjukkan di tengah). Susunan sudut terlihat lebih familiar dan lebih mudah dibaca, jadi sebaiknya pilih opsi ini.

Aturan penulisan umum

Struktur klasik teks surat bisnis mencakup tiga unsur:

• bagian pendahuluan (pernyataan singkat tentang alasan penulisan surat, tujuannya);
• isi (deskripsi situasi, usulan solusi, pernyataan kesimpulan dan rekomendasi);
• bagian ringkasan (ringkasan singkat dengan indikasi jelas tentang apa yang Anda harapkan dari penerima).

Anda harus selalu memahami tujuan Anda menulis surat. Apakah Anda ingin menawarkan kerja sama? Nyatakan keluhan Anda? Undang ke presentasi atau acara lainnya? Tulislah hanya tentang hal ini dan jangan terganggu oleh argumen dan asumsi panjang lebar yang tidak relevan dengan permasalahan tersebut.

Setiap surat bisnis harus memilikinya tujuan tertentu. Jika kita menyentuh beberapa isu di dalamnya, maka mereka harus saling terkait erat. Jika Anda perlu menghubungi organisasi yang sama tentang beberapa topik berbeda, lebih baik menulis surat terpisah untuk masing-masing topik.

Bahasa tulisan

Gaya korespondensi bisnis adalah bisnis resmi yang “ringan”. Dimungkinkan dan perlu untuk membakukan frasa, menggunakan beberapa klise dan klise, tetapi tidak disarankan untuk mereduksi semua ini menjadi birokrasi yang kering. Bahasa yang “hidup” selalu dirasakan dengan mudah dan menyenangkan. Tentu saja, bisnis bahasa tertulis harus mematuhi norma etiket (yang akan dibahas di bawah), namun inti permasalahannya harus dinyatakan dengan jelas dan ringkas.

Beberapa tip praktis:

• menggunakan kata-kata sederhana: istilah-istilah “pintar” dianggap buruk dan sering kali menimbulkan kejengkelan bagi orang yang terpaksa membaca dan menguraikannya;
• lebih sering menggunakan kata kerja dan lebih jarang menggunakan kata sifat;
• Jangan biarkan pikiran Anda berkeliaran kemana-mana – hanya spesifik dan hanya dalam kerangka topik yang diberikan, tanpa banyak detail dan detail yang tidak penting;
• menghindari pernyataan panjang, jika memungkinkan, jangan menggunakan frase partisipatif dan partisipatif;
• tulis secara spesifik: berbagai “tentang ini”, “mereka” tidak dapat diterima;
• hindari inkonsistensi logis dan transisi mendadak dari satu blok semantik ke blok semantik lainnya;
• periksa semua yang ditulis dengan telinga: kesalahan bicara terjadi di hampir setiap teks yang belum diedit.

Salah satu aturan utama dalam menulis surat bisnis adalah: pesannya harus melek huruf dan gayanya benar.

Fitur menyapa penerima

Biasanya, penerima disapa satu kali, di awal surat. Hal ini dapat dilakukan dengan tiga cara.

1. Jika Anda menyapa seseorang untuk pertama kalinya (atau jika hubungan resmi telah terjalin antara Anda dan penerima), Anda harus menggunakan alamat yang menunjukkan jarak tertentu. Contoh: “Tuan Ivanov yang terhormat!”
2. Jika Anda menyapa seseorang yang telah lama menjalin hubungan bisnis saling percaya dengan Anda, lebih baik memanggilnya dengan nama depan dan patronimiknya. Contoh: “Ekaterina Leonidovna yang terhormat!”
3. Saat berbicara dengan suatu kelompok, gunakan frasa standar “Tuan-tuan yang terhormat!”

Di bagian terakhir Anda perlu menggunakan apa yang disebut frase penutup. Ada lebih banyak opsi di sini:

• “Dengan hormat,” “Hormat kami”;
• "DENGAN Semoga sukses»;
• “Dengan harapan untuk melanjutkan kerjasama”;
• “Kami selalu dengan senang hati memberikan layanan kepada Anda”;
• dll.

Singkatnya, pilihan frase terakhir adalah masalah selera.

Etika Penulisan Bisnis

Bahkan penghinaan terselubung dalam surat bisnis pun tidak luput dari perhatian. Tentu saja, dalam hal ini, Anda tidak dapat lagi mengandalkan sikap positif atau bahkan setara terhadap diri sendiri. Kesimpulannya jelas: jangan menyerah pada emosi dan tetap dalam batas meskipun penerimanya benar-benar mengganggu Anda. Selalu perhatikan nada pesannya.

Anda harus sangat berhati-hati saat menyusun surat yang berisi penolakan. Sangat tidak bijaksana untuk memulai pesan seperti itu dengan kata "tidak" yang kategoris dalam satu atau lain bentuk - ini akan menciptakan perasaan dalam diri seseorang bahwa ia baru saja dikirim. Usahakan untuk memberikan penjelasan yang meyakinkan (tidak dangkal) terlebih dahulu. Setelah menguraikan secara singkat alasan penolakan tersebut, seseorang harus melanjutkan dengan lancar ke pernyataannya. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan formulasi berikut:

• “Sayangnya, kami tidak melihat cara untuk memenuhi permintaan Anda”;
• "Permintaanmu tidak dapat dikabulkan karena alasan berikut…»;
• “Kami sangat menyesal, tapi kami terpaksa menolak tawaran Anda.”

Idealnya, bahkan sebelum membenarkan penolakan - di awal surat - Anda harus mengulangi permintaan penerima secara singkat. Dia akan memahami bahwa Anda telah membaca permintaan atau proposalnya dengan cermat, dan dia mungkin akan menghargainya. Mungkin di masa depan Anda akan bekerja sama lagi - mengapa segera menyiarkan hal negatif dan menakut-nakuti orang tersebut dengan kekerasan yang berlebihan?

Jangan pernah pergi ke ekstrem yang lain. Sanjungan dan banyak jaminan kasih sayang yang tulus adalah tanda-tanda yang jelas ketidaktulusan. Ketidaktulusan selalu menimbulkan penolakan.

Menulis email

Pesan di atas kertas sudah ketinggalan zaman. Tentu saja, korespondensi “kertas” tidak akan pernah hilang sepenuhnya, namun dalam beberapa tahun surat yang ditulis dengan kop surat klasik akan menjadi langka. Negosiasi semakin banyak dilakukan secara elektronik. Pengusaha modern sekarang mengirim lebih banyak surat melalui email dibandingkan melalui surat biasa.

Surat bisnis yang dikirim melalui email ditulis menurut aturan umum yang sama. Persyaratan bahasa, gaya dan nada, kepatuhan terhadap standar etiket - semua elemen wajib ini tidak berubah. Namun, pesan elektronik juga memiliki ciri khas tersendiri.

1. Pastikan login Anda terlihat solid atau setidaknya memadai. [dilindungi email]- Bagus, [dilindungi email]- Dengan buruk.
2. Sangat penting untuk selalu mengisi kolom Subyek. Baris inilah yang menentukan apakah seseorang akan membuka pesan masuk. Jika Anda menulis kepada seseorang yang tidak Anda kenal, Anda harus mencoba membuat judul yang menarik. Namun jangan berlebihan – topik seperti “Mendesak!!! Penawaran unik, buka sekarang juga!” Mereka hanya membuat Anda ingin segera mengklik ikon tempat sampah di bagian atas. Judul harus terdiri dari 3-5 kata dan mencerminkan isi pesan.
3. Jika Anda tidak mengenal orang yang dituju, uraikan secara singkat siapa Anda dan bagaimana Anda mengetahui tentang dia. Tanpa itu entri yang diperlukan Pesan tersebut mungkin dianggap spam dan segera dihapus.
4. Jangan nonaktifkan kutipan di pengaturan - biarkan korespondensi sebelumnya ditampilkan di bawah, di bawah potongan.
5. Membaca dari layar adalah kesenangan yang meragukan. Surat kertas dapat diambil, dan karena alasan ini saja, surat itu dianggap lebih serius pada tingkat bawah sadar daripada surat elektronik. Pertimbangkan ini.
6. Semakin pendek pesan email, semakin cepat dibalas.
7. Gunakan hanya font standar.
8. Jangan terlalu sering menggunakan penyorotan teks - paling banyak poin penting Anda dapat menggunakan "tebal", tetapi gunakan warna yang berbeda tidak dapat diterima.
9. Tanpa batas. Tidak pernah. Bahkan di subjudul. Hal yang sama berlaku untuk tanda baca duplikat.
10. Bagilah teks Anda menjadi beberapa paragraf dengan spasi di antaranya (biarkan satu baris kosong saja).
11. Anda dapat melampirkan gambar atau file teks ke email. Bahan tambahan dan penjelasan, komentar, diperluas deskripsi rinci– semua ini harus ada dalam file terlampir, tetapi tidak di badan surat.
12. Dalam korespondensi bisnis dengan orang-orang yang menjalin hubungan dengan Anda hubungan saling percaya(kita berbicara tentang mitra terpercaya, kontraktor yang dapat diandalkan) Anda kadang-kadang dapat menggunakan emotikon. Ini akan “menghidupkan kembali” komunikasi – emotikon di layar (bahkan dalam pesan bisnis) dianggap cukup positif. Tentu saja, mereka tidak dapat digunakan dalam huruf “kertas”.
13. Pastikan untuk menandatangani. Dalam email biasanya terdiri dari 3-6 baris dan mencantumkan nama depan dan belakang pengirim, posisinya, nama perusahaan, alamat website, dan nomor telepon kontak.

Contoh tanda tangan:

Sungguh-sungguh,

Ivan Ivanov

[dilindungi email]

http://situs.com.

Kami menawarkan Anda contoh surat bisnis.

Menyimpulkan

Meskipun semuanya cukup sederhana, contoh surat bisnis yang ditulis dengan benar tidak banyak. Pengusaha sering kali bingung dalam mendesain, menggunakan alamat yang tidak sepenuhnya benar, dan melupakan nuansa penting.

Mari kita daftar ciri-ciri utama pesan bisnis yang baik:

• objektivitas;
• singkatnya (disarankan surat itu tidak lebih dari satu halaman);
• nada presentasi yang netral;
• kurangnya penalaran, narasi, detail yang berlebihan;
• kurangnya penilaian emosional;
• hubungan logis yang jelas antara bagian teks dan frasa individu.

Ini adalah semacam daftar periksa yang dapat Anda periksa terlebih dahulu. Setelah ratusan pesan bisnis dikompilasi dan dikirim, hal itu tidak diperlukan lagi. Jangan abaikan aturan yang disebutkan di atas dan ingat: keterampilan korespondensi bisnis yang “ditingkatkan” secara signifikan meningkatkan reputasi Anda dan, karenanya, citra perusahaan.